Como Elegir el Mejor Software para tu Taller de Reparacion
Llevas anos usando libretas, Excel o WhatsApp para gestionar las reparaciones. Sabes que necesitas algo mejor, pero hay tantas opciones que no sabes por donde empezar. Te cuento lo que he aprendido hablando con cientos de duenos de talleres.
Vamos a ser honestos: la mayoria de los talleres de reparacion empezaron gestionando todo en una libreta. Luego pasaron a Excel. Despues anadieron un grupo de WhatsApp para coordinar con los tecnicos. Y ahora tienen un lio monumental donde nadie sabe donde esta cada cosa.
Si te sientes identificado, tranquilo. No eres el unico. El problema es que cuando buscas "software gestion taller" en Google, te aparecen cosas como Salesforce, Hubspot o Zoho. Herramientas potentisimas... para vendedores de seguros. Para un taller de reparacion de moviles son como matar moscas a canonazos.
El error mas comun: Intentar adaptar un CRM generico a las necesidades de un taller. Pierdes semanas configurando, pagas por funciones que no usas, y al final vuelves al Excel porque "es mas rapido".
Por que un CRM generico no funciona para talleres
Un CRM generico esta disenado para gestionar "clientes" y "oportunidades de venta". Tu no vendes oportunidades. Tu reparas un iPhone con la pantalla rota y necesitas saber:
Un taller de reparacion no es una empresa de ventas. Es un centro de servicios tecnicos con necesidades muy especificas. Necesitas un software que entienda eso desde el primer dia.
10 cosas que tu software de taller DEBE tener
Despues de hablar con tecnicos, duenos de tiendas y gestores de cadenas de reparacion, estos son los puntos que siempre salen:
1. Sistema de tickets de verdad
No me refiero a un "campo de notas". Hablo de un ticket donde puedas ver el dispositivo, el problema, el diagnostico, las piezas, el tecnico asignado, los mensajes con el cliente, los documentos generados y el historial completo. Todo en una pantalla.
2. Asignacion de tecnicos
Si tienes mas de un tecnico (o eres tu solo pero quieres escalar), necesitas poder asignar reparaciones. Ver quien tiene mas carga de trabajo. Saber quien toco cada ticket. Y tener estadisticas de productividad por persona.
3. Comunicacion con el cliente integrada y personalizable
El cliente de hoy quiere WhatsApp. Punto. Si tu software no tiene WhatsApp Business integrado (el oficial, no el trucho), vas a seguir perdiendo tiempo escribiendo a mano "Hola, su movil ya esta listo" 20 veces al dia. Pero ojo: las automatizaciones deben ser configurables. Tu decides que mensajes se envian, cuando, y a que tipo de clientes. El control siempre es tuyo.
4. Inventario con lotes y trazabilidad
Cuando una pantalla falla a las 2 semanas, necesitas saber de que proveedor vino y de que lote era. Si no, vas a comerte las garantias de tu bolsillo. El inventario por lotes FIFO es obligatorio para cualquier taller serio.
5. Presupuestos con aceptacion
Mandar un presupuesto por WhatsApp y esperar un "ok" no es profesional. Un buen software genera un PDF bonito, lo envia automaticamente, y el cliente lo acepta con un click. Tu recibes la notificacion y el ticket cambia de estado solo.
6. Facturacion preparada para VeriFACTU
En 2027 la facturacion electronica sera obligatoria. Asegurate de que tu software ya este preparado para cuando entre en vigor. FixFloow ya tiene todo listo y la funcionalidad sera liberada con antelacion para que puedas adaptarte sin agobios.
7. Estadisticas que sirvan para algo
No graficos bonitos que no dicen nada. Estadisticas utiles: ticket medio, tiempo medio de reparacion, reparaciones por tecnico, margen por tipo de trabajo, tasa de garantias. Datos que te ayuden a tomar decisiones reales.
8. Portal para que el cliente vea su reparacion
"Oye, como va mi movil?" es la pregunta que mas tiempo te quita. Un portal donde el cliente pueda ver el estado en tiempo real elimina el 80% de esas llamadas. Tu ganas tiempo. El cliente gana tranquilidad.
9. Control de fichajes (es obligatorio)
Si tienes empleados, el registro de jornada es obligatorio desde 2019. Las multas pueden llegar a 225.000 euros. Lo ideal es que el fichaje este integrado en el mismo software que usas para todo lo demas.
10. Sin limite de usuarios
Muchos softwares cobran por usuario. Eso mata a los talleres que quieren crecer. Busca uno que cobre por volumen de trabajo (tickets), no por cuantas personas usan el sistema. Asi puedes meter a todos tus tecnicos sin arruinarte.
Comparativa rapida: generico vs especializado
| Funcionalidad | CRM Generico | Software Especializado |
|---|---|---|
| Tickets de reparacion | ||
| Asignacion a tecnicos | ||
| Inventario por lotes | ||
| WhatsApp Business | ||
| Presupuestos con aceptacion | ||
| Facturacion VeriFACTU | ||
| Estadisticas de reparacion | ||
| Portal cliente | ||
| Garantias automaticas | ||
| Control de fichajes |
Mi recomendacion honesta
No te voy a decir que pruebes 10 softwares distintos. No tienes tiempo para eso. Te doy un consejo practico: busca un software que haya sido creado especificamente para talleres de reparacion. Que el equipo detras entienda lo que es recibir 30 moviles al dia y tener que coordinar tecnicos, piezas, clientes y facturas.
Los CRM genericos estan bien para empresas de servicios, consultoras o inmobiliarias. Pero un taller de reparacion tiene flujos muy concretos que necesitan herramientas concretas.
FixFloow esta disenado para esto
Creamos FixFloow precisamente porque los que lo fundamos venimos del mundo de la reparacion. Sabemos lo que es perder un ticket, olvidar avisar a un cliente, o comerse una garantia por no tener trazabilidad. Por eso cada funcion esta pensada para resolver problemas reales de talleres reales.