Flujo Completo de un Ticket de Reparación: De la Entrada a la Entrega
Cada reparación es una historia: entra un dispositivo roto y tiene que salir reparado, cobrado y con garantía. Te contamos qué pasa exactamente en cada fase y cómo FixFlow automatiza lo que no necesitas hacer tú a mano.
Si llevas un tiempo gestionando reparaciones, sabes que cada ticket es un pequeño proyecto: tiene un inicio (el cliente entra por la puerta), un desarrollo (diagnóstico, presupuesto, reparación) y un final (cobro y entrega). El problema es que en la mayoría de talleres cada una de esas fases vive en un sitio diferente: la recepción en papel, el presupuesto en WhatsApp, el cobro en el TPV y la garantía en un Excel.
FixFlow unifica todo ese flujo en un único ticket que avanza de estado en estado, disparando las acciones correctas en cada momento. Sin intervención manual. Sin que nadie tenga que recordar qué toca hacer.
Lo que vas a aprender en este artículo:
Los 6 estados principales de un ticket, qué ocurre en cada uno, qué hace el técnico, qué hace el sistema automáticamente y qué recibe el cliente. Con ejemplos reales.
Los estados de un ticket en FixFlow
Un ticket puede tener tantos estados personalizados como necesites, pero el flujo típico de un taller SAT pasa por estas 6 fases:
Estados personalizables: Puedes crear los estados que necesites para tu flujo. Algunos talleres añaden "Esperando pieza", "Pendiente autorización" o "Enviado a taller externo". FixFlow se adapta a tu proceso, no al revés.
Recepción y alta del ticket
El cliente llega con su iPhone 15 Pro con la pantalla rota. En FixFlow creas el ticket en menos de 60 segundos: buscas al cliente (o lo creas en el momento), seleccionas el dispositivo por marca y modelo, describes la avería, haces las fotos del estado previo y asignas un técnico.
El sistema genera automáticamente un número de ticket único, imprime (si tienes impresora térmica) el resguardo de recepción con código QR y envía al cliente un WhatsApp de confirmación con el enlace a su portal de seguimiento.
Qué hace FixFlow en esta fase
Diagnóstico técnico
El técnico accede al ticket desde su vista personalizada y documenta el diagnóstico. Puede añadir notas internas (que el cliente no ve), adjuntar fotos del interior del dispositivo, registrar el tiempo empleado en el diagnóstico y solicitar piezas al almacén.
Si durante el diagnóstico detecta daños adicionales no declarados por el cliente, puede actualizar el estado a "Diagnóstico — daños adicionales" y el sistema notifica automáticamente al cliente para que acuda o dé el visto bueno.
Qué hace FixFlow en esta fase
Presupuesto y aceptación
Desde el ticket generas el presupuesto en un clic. Si tienes configurada la lista de precios para ese modelo (p.ej. cambio de pantalla iPhone 15 Pro = 189€), el importe se rellena solo. Puedes añadir mano de obra, piezas adicionales y aplicar descuentos o promociones vigentes.
El presupuesto se envía al cliente por WhatsApp y email con un enlace donde puede verlo bien maquetado y firmarlo digitalmente desde el móvil. Cuando acepta, el ticket cambia de estado automáticamente a "En reparación" y el técnico recibe la notificación.
Qué hace FixFlow en esta fase
Reparación y consumo de piezas
El técnico marca el ticket como "En reparación" y consume las piezas del inventario directamente desde el ticket. El sistema aplica FIFO automáticamente: usa el lote más antiguo primero y registra de qué proveedor y lote viene cada pieza utilizada.
Esta trazabilidad es vital: si hay un fallo a las dos semanas, sabes exactamente qué pieza se usó, de qué lote y de qué proveedor. Puedes reclamar la garantía al proveedor con datos concretos.
Qué hace FixFlow en esta fase
Aviso al cliente y recogida
Cuando el técnico marca el ticket como "Listo para recoger", el sistema envía automáticamente un WhatsApp al cliente: "¡Tu iPhone 15 Pro ya está listo! Puedes venir a recogerlo en horario de lunes a viernes de 9:00 a 20:00". Cero trabajo manual.
Si el cliente no acude en X días (configurable), el sistema envía un recordatorio automático. El cliente también puede ver el estado en tiempo real desde su portal web sin tener que llamar al taller.
Qué hace FixFlow en esta fase
Cobro, factura y garantía
En el mostrador abres el ticket, ves el importe del presupuesto aceptado y cobras: efectivo, tarjeta, Bizum o cualquier método configurado. El TPV genera el ticket fiscal al momento y, si el cliente lo pide, la factura completa con todos los datos.
Al cerrar el ticket, el sistema genera automáticamente la garantía según las condiciones configuradas para ese tipo de servicio (p.ej. 3 meses para cambio de pantalla). El cliente recibe el documento de garantía y queda registrado en el CRM para futuras reclamaciones.
Qué hace FixFlow en esta fase
Garantías y reclamaciones
Cuando el cliente vuelve a los 15 días diciendo que la pantalla no va bien, en FixFlow abres su ficha y ves al instante: qué ticket fue, quién lo reparó, qué pieza se usó, de qué lote, y si la garantía está vigente.
Si la pieza era defectuosa, puedes abrir una incidencia RMA directamente vinculada al ticket original y al proveedor. El sistema lleva el registro completo de reclamaciones a proveedores, lo que al final del mes te dice exactamente cuánto te está costando cada uno en devoluciones.
Garantía automática
Se genera al cerrar el ticket según el servicio realizado
Trazabilidad de pieza
Sabes de qué lote y proveedor viene cada componente
RMA vinculado
La reclamación queda ligada al ticket y al proveedor original
Resumen: qué hace el técnico y qué hace FixFlow
| Fase | Técnico hace | FixFlow hace automáticamente |
|---|---|---|
| Recepción | Rellena el formulario del ticket | Crea número, envía WhatsApp al cliente, imprime resguardo |
| Diagnóstico | Añade notas y fotos técnicas | Notifica si hay daños adicionales, registra tiempo |
| Presupuesto | Revisa el importe y envía | Rellena precio por condición, envía y espera firma |
| Reparación | Repara y consume piezas | Descuenta stock FIFO, registra lote usado |
| Aviso | Cambia estado a "Listo" | Envía WhatsApp al cliente automáticamente |
| Cobro | Cobra en el TPV | Genera ticket fiscal, garantía y cierra el ticket |
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